Voici un panel des activités d’un CSP :

- La mise sous pli des factures clients, comptabilité client

- Le scanning des factures fournisseurs, saisie, Comptabilité fournisseur

- Le traitement des notes de frais

- Le traitement des salaires

- Tout ce qui concerne l’édition et le routage de document

- La formation

Il n’existe pas de modèle unique, chaque organisation professionnelle, des régions, un groupe international, peut adapter le concept selon sa culture d’entreprise, ses besoins.

Par exemple, une grande entreprise cherchera à mutualiser les services supports de ses filiales (c’est le cas le plus courant aujourd’hui)

A l’avenir, on peut imaginer qu’une région favorise l’implantation d’un CSP pour densifier l’activité dans une commune,

Quelles sont les principales caractéristiques d’un CSP :

- Dans le cas d’une entreprise multinationale, Ils sont le plus souvent intégrés dans l’organisation interne du groupe, il ne s’agit alors pas d’une externalisation.

Exemple : la gestion de la paye

- Le périmètre d’activités est généralement limité aux activités comptables à un fort volume (traitement des factures clients, fournisseurs, la comptabilité générale, …)

- les contrats de services peuvent être très différents d’une entreprise à l’autre (tout dépend des besoins et objectifs de chacune)

- le  coût, la qualité, et les délais sont des indicateurs incontournables

Par exemple : le délai de mise en place d’une équipe chargée de la relance client, avant la fin de l’exercice fiscal.

Quels sont les avantages de la formule ?

Les réductions de coût ne doivent pas être le seul objectif, l’impact d’un CSP est plus large. C’est donc un projet qui nécessite une conduite du changement et une implication de la direction de l’entreprise.

Les points favorables :

- gains de productivité

- capacité d’évolution – y compris sur des opérations ponctuelles

- expertise et outils spécialisés déjà utilisés et mis en place

- accéder à des fonctions non présentes dans l’entreprise ou ne nécessitant pas des personnes à temps plein

- rapidité de mise en place

- Temps pour se consacrer à son cœur de métier

Les risques : 

- diminution de la relation avec le client

- risque de dépendance et perte d’expertise de maitrise et de savoir faire

- nécessite un pilotage rigoureux avec des indicateurs précis

- baisse de performance du prestataire sur la durée

CONSEIL PRATIQUE :

Toujours externaliser ce que l’on maitrise déjà :

- Pour être capable de négocier un bon contrat

- Pour avoir la possibilité de reprendre l’activité a tout moment en cas de problème

- Ne pas être « dépendant »

Bien que la gestion des comptes client fasse partie intégrante des fonctions dite « support », elle est en contact permanent avec les clients et les commerciaux, au cœur de l’activité de l’entreprise, ce qui rend difficile l’externalisation et qui peut s’apparenter à une « perte » de la relation client.

Cependant, pour être réalisé, le chiffre d’affaire doit être encaissé. Confier le recouvrement de vos créances à une société externe doit donc être très encadré et suivi.

Votre prestataire externe doit pouvoir vous apporter par ailleurs des ressources indisponibles dans votre organisation.

Selon les objectifs de l’entreprise, plusieurs types de contrats sont possibles :

- La police globale

- Les assurances contre les pertes exceptionnelles

- L’assurance crédit export

- L’auto assurance ou la captive de groupe

- Le reverse Factoring

• Les principaux intervenants :

Pour les possesseurs d’un Iphone ou d’un Blackberry, le courtier AU Group, specialisé dans les solutions pour garantir, gérer et financer votre crédit-clients, a mis en téléchargement gratuit 3 outils pratiques pour calculer :

- L’impact d’un impayé client

- L’impact d’une remise commerciale

- L’impact financier d’un délai de règlement

Le premier assureur crédit du marché français : Euler Hermes

Des solutions pour les multinationales, mais aussi les PMI/PME : Atradius

Un acteur Espagnol qui se développe en France : CESCE

Autre possibilité : Une assurance spécialisée dans l’agroalimentaire, pour les PME : Groupama

L’assureur crédit vous permet :

- De garantir le risque commercial selon un encours maximum

- D’’obtenir des Renseignements sur ses clients

- D’être indemnisé partiellement de vos impayés

Cela nécessite un suivi interne rigoureux des encours clients et des relations avec l’assurance (ex : pour les demandes d’encours supplémentaires) et il ne faut pas négliger l’impact commercial lié aux décisions de l’assurance.

Souvent associé à des prestations de services complémentaires, comme la gestion des procédures judicaires, l’assurance crédit, renseignement commercial etc…….il permet un financement du poste client et vous permet de sécuriser votre trésorerie.

Les conseils pratiques :

• Utiliser les 3 services proposés par l’affacturage (gestion, couverture risque, financement) en fonction des besoins de l’entreprise
• Choisir l’affacturage comme outil de gestion à part entière, au lieu de se le voir imposer (par exemple en cas de croissance importante du CA ou à l’export)
• Bien définir les écritures comptables dans la relation avec l’affactureur
• Une facturation saine (éviter les retards, erreurs…)
• Informer et former les équipes internes (dont les commerciaux) aux impacts du contrat d’affacturage

GE capital et Eurofactor proposent tout type de contrat, n’hésitez pas également à consulter votre banque qui a certainement une filiale dédiée.

Autre solution, utiliser les services d’un courtier, qui sélectionera le contrat le mieux adapté à votre situation , par exemple AU Group

• L’affacturage en 10 questions/10 réponses sur le site de l’association française des sociétés financières - ASF : Pdf à télécharger
• Un article de synthèse sur le Journal du Net : Affacturage les clés pour faire le bon choix

Une vidéo explicative sur le coût de l’affacturage par E-Affacturage sur Dailymotion : cliquez ici

Le responsable du crédit client, se doit d’expliquer aux équipes commerciales que la démarche « crédit client » est une nécessité de bonne santé financière pour l’entreprise, mais que cela peut également devenir une opportunité de développement pour tous.

Il faut donc convaincre l’équipe commerciale de la nécessité de la démarche financière, c’est-à-dire :

- Expliquer les points clés financiers d’un impayé et des retards de paiement.

Ex : cout d’un impayé

- Encadrer les étapes de la vente à la facturation : fixer les conditions générales de ventes, formaliser la construction de devis, le contenu de la facture,….

- Echanger en permanence avec les équipes commerciales (actualité financière des clients, articles de presse, échos de la profession, ….)

Il est d’ailleurs de plus en plus admis qu’une partie de la rémunération variable des commerciaux et/ou de l’encadrement commercial soit impactée par la qualité des paiements clients.

Les critères de rémunération variable peuvent commencer par la résolution des litiges, puis par le montant des créances échues mais non payées, et enfin par la réduction des délais de paiement.

Avec le commercial, comment gérer le refus de prise de commande, au motif que le risque financier est trop élevé ?

L’impossibilité de prendre en compte une commande pour des motifs financiers peut engendrer une grande incompréhension du client, mais également du commercial qui l’a obtenu.

Nous vous conseillons, de suivre le processus suivant :

1 – Déterminer les causes financières

Il faut examiner les causes du dépassement d’encours :

- Un retard de paiement ?

- Des litiges en cours, non résolus ?

- Un surplus exceptionnel de commandes par le client et donc non prévu dans les limites d’origine ?

- Une révision à la baisse de l’encours accordée ?

2 – Proposer une alternative

• Demander un acompte sur la nouvelle commande
• Avancer le paiement d’une précédente facture, pour réduire l’encours
• Formaliser un calendrier de paiement des retards constatés pour réduire rapidement l’encours
• Fixer un délai de paiement raccourci pour la nouvelle commande
• Accepter une augmentation temporaire et encadrée de l’encours

Tous les acteurs de l’entreprise doivent participer à la collecte des informations nécéssaires à la prise de décision crédit, le commercial, par sa fonction, sa connaissance du terrain en premier lieu.

La réduction des délais de paiement interentreprises est effectif depuis 2007 et marque une nette amélioration en 2008/2009, avec un impact positif important sur la trésorerie des PME

Rappel : un gain en 2008 et 2009 d’environ 2 Milliards d’€ pour la trésorerie des PME

Cependant, quelques points difficiles sont encore d’actualité :

• Pas de diminution des retards de paiements,
• Des tensions dans les négociations interentreprises persistent
• Le rapport de force Grande Entreprise vs PME reste inchangé sur les délais de paiement

Pour connaitre les délais de paiement moyens clients et fournisseurs par rapport à votre activité, taille d’entreprise,

Consulter la synthèse : cliquez ici

Télécharger le rapport : cliquez ici

Pourquoi favoriser la mise en place de factures électroniques ?

1. Optimiser le temps de traitement des factures
2. Diminuer la consommation de papier
3. Réduire les coûts administratifs back office
4. Améliorer la traçabilité des factures et du process de validation
5. Faciliter le partage d’information en interne et avec les clients
6. Revoir et optimiser les processus administratifs et comptable

- Il y a 2 formes de facture électronique :

• Un format structuré : norme EDI , qui fait appel à des logiciels spécialisés, et destiné au très gros volumes de factures.
• Les formats PDF non modifiables.

                     – Pour s’affranchir du papier, la facture au format PDF doit être obligatoirement « signée «   électroniquement.

                              soit par un tiers de confiance, soit par un logiciel spécifique qui pose une signature sur vos factures au format Pdf.

- 2 solutions de diffusion :

1. L’envoie des factures par email
2. La mise a disposition et consultation sur site securisé

A retenir,

• L’accord de votre client sur la dématérialisation des documents, est indispensable

Par exemple, courrier type :

Je soussigné, …………………………….

Autorise par la présente la société XXXXX, à ne pas me transmettre ses factures par courrier postal, mais sous forme de fichier Pdf sécurisé, par e-mail, aux adresses suivantes ;

- Adresse e-mail : Tel contact :

- Adresse e-mail : Tel contact :

Fait à ………………….le _______/______ /_______

Signature,

• Les règles d’archivage : Pour tous, clients et fournisseurs,

Conservation sur support informatique identique à l’original pendant 3 ans
Ensuite conservation pendant 7 ans, soit sur support papier ou fichier electronique

De nombreux prestataires peuvent vous proposer des services de facturation et leur archivage numérique.

Articles de presse :

la dématérialisation des documents était le sujet principal du magazine FINYEAR du mois de mars, PDF à télécharger

Enfin, un rappel :

Une « bonne » facturation, établie rapidement, sans surprise sur le prix à payer, ni le contenu en termes de produits, services et délai, est essentielle pour être payé selon les termes prévus –

Ecrit par un musicien, ce livre retrace le parcours d’un homme atypique, qui à sa façon , n’a jamais cessé de vouloir changer le monde, la vie avec ses succès, ses échecs, ses méthodes de management contestables etc….

Ce livre s’adresse aussi bien aux fans, qu’aux curieux et aux étudiants en management et entrepreneuriat-

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LA CRISE FINANCIERE, depuis plus de 2 ans, de nombreux livres opportunistes sont sortis pour en expliquer les « raisons ».

Pourtant, un livre, moins connu que certains succès médiatiques, mais précis, explique pour chaque secteur concerné ( immobilier, titrisation etc…) les mécanismes qui ont aboutis à la crise.

Le Leadership responsable, un allié sûr contre la crise est un livre collectif des professeurs et experts de l’Essec qui fait suite  au forum ” questioning the crisis” organisé sous la coordination d’Alain Pekar Lempereur

Au delà des explications, ce livre ouvre des perpectives et redonne confiance envers le management et l’économie.

PS : A l’opposé, et sur le même sujet, fuyez “Le casse du siècle” (The big Short) de Michael Lewis, vendu comme un best seller US, tête de gondole etc…., mais totalement inutile.

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Enfin, Revenir au capitalisme pour éviter les crises, de Pascal Salin, professeur émérite à l’université Paris Dauphine, permet de voir sous un autre jour les “spéculateurs” et remet en perspective beaucoups de commentaires liés à la crise financière. Il réhabilite notamment la notion de risque et démontre l’impact des “privilèges” gouvernementaux.

Bonnes lectures,

Les 10 règles fondamentales du recouvrement :

• Une relance efficace : la relance téléphonique

Rappel sur les objectifs d’un appel téléphonique :

- Demander le paiement

- Vérifier la mise en paiement

- Identifier un litige

- Détecter des problèmes financiers

- Connaitre les décideurs (ex : qui n’a pas validé le paiement ?)

• Lettres recommandées en ligne , par exemple pour une mise en demeure de payer :

Une autre solution sur :  www.lettrerecommandee.com

• Sur Net PME , un dossier complet sur la gestion des créances clients : cliquez ici

• Ponctuellement, par exemple avant la clôture d’un bilan, ou régulièrement , il est possible d’avoir recours au Recouvrement externalisé :

http://www.chasseurs-de-dettes.com

Téléchargez le rapport 2011 de Intrum Justicia : cliquez ici

Un acteur du marché spécialisé par secteur professionnel (BTP, Agro-alimentaire etc…) http://www.codinf.fr/

• En cas de contentieux, vous pouvez directement procéder à une injonction de payer (en ligne) par huissier :

• Des modèles de Lettres type concernant la relance de paiement client :

Lettre Type de relance
Rappel de paiement de facture

En tout état de cause, ne laissez jamais un client payer régulièrement en retard, car votre trésorerie est durablement pénalisée et le risque financier plus élevé.

Une information fiable et à jour est l’élément indispensable pour prendre des décisions en toute connaissance de cause – et cette étape ne doit pas être négligée.

Voici quelques exemples de sources d’informations , parfois gratuites :

- Le site du groupe Pouey :

- Pour des informations à l’international :

- Pour les sociétés côtés, consultez le site http://www.info-financiere.fr/

• Pour surveiller les évènements (changement d’actionnaires, procédure collective etc..), posez une surveillance gratuite sur I greffe :

• Enfin, l’un des services fourni par l’assurance crédit est l’information financière :