FACTURATION, du format papier à la facturation électronique

La facture est le résultat et la matérialisation d’une transaction commerciale entre un vendeur et un acheteur. Elle permet la comptabilisation des écritures dans la comtabilité des 2 entreprises et sert de pièce justificative pour la collecte et la déduction des la TVA.

Pourquoi favoriser la mise en place de factures électroniques ?

  1. Optimiser le temps de traitement des factures
  2. Diminuer la consommation de papier
  3. Réduire les coûts administratifs back office
  4. Améliorer la traçabilité des factures et du process de validation
  5. Faciliter le partage d’information en interne et avec les clients
  6. Revoir et optimiser les processus administratifs et comptable

– Il y a 2 formes de facture électronique :

  • Un format structuré : norme EDI , qui fait appel à des logiciels spécialisés, et destiné au très gros volumes de factures.
  • Les formats PDF non modifiables.

                     – Pour s’affranchir du papier, la facture au format PDF doit être obligatoirement « signée «   électroniquement.

                              soit par un tiers de confiance, soit par un logiciel spécifique qui pose une signature sur vos factures au format Pdf.

– 2 solutions de diffusion :

  1. L’envoie des factures par email
  2. La mise a disposition et consultation sur site securisé

A retenir,

  • L’accord de votre client sur la dématérialisation des documents, est indispensable

Par exemple, courrier type :

Je soussigné, …………………………….

Autorise par la présente la société XXXXX, à ne pas me transmettre ses factures par courrier postal, mais sous forme de fichier Pdf sécurisé, par e-mail, aux adresses suivantes ;

– Adresse e-mail : Tel contact :

– Adresse e-mail : Tel contact :

Fait à ………………….le _______/______ /_______

Signature,

  • Les règles d’archivage : Pour tous, clients et fournisseurs,

Conservation sur support informatique identique à l’original pendant 3 ans
Ensuite conservation pendant 7 ans, soit sur support papier ou fichier electronique

De nombreux prestataires peuvent vous proposer des services de facturation et leur archivage numérique.


Articles de presse :

la dématérialisation des documents était le sujet principal du magazine FINYEAR du mois de mars, PDF à télécharger


Enfin, un rappel :

Une « bonne » facturation, établie rapidement, sans surprise sur le prix à payer, ni le contenu en termes de produits, services et délai, est essentielle pour être payé selon les termes prévus

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Classé dans coaching, Finances

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